Código de conduta e sua importância para o sucesso do negócio

        Dentro de um ambiente e trabalho sempre somos chamados a ter um comportamento condizente com o perfil da empresa e com o respeito aos direitos alheios. Ainda que muito da postura a ser adotada quando atuamos profissionalmente possa parecer senso comum, muitas vezes o perfil esperado pela empresa pode não ser tão óbvio.

Determinadas ações podem entrar em conflito com a missão da organização ou com a imagem que ela deseja passar, ou mesmo criar problemas judiciais.  Para solucionar essas e outras questões é que existem os códigos de conduta, também nomeados frequentemente como códigos de ética.

        Neste post vamos esclarecer o que é um código de conduta e ressaltar algumas das características essenciais para que esse documento seja efetivo e auxilie no bom funcionamento da empresa.

O que é um código de conduta

     Código de conduta é um documento que busca estabelecer diretrizes de comportamento e ação para os colaboradores (internos e externos) e representantes de uma empresa. Funciona como uma norma interna, que alinha os valores éticos e objetivos da organização e dá ênfase nas leis e regulamentos aplicáveis ao negócio.

        Esse código traz orientações sobre a expectativa da empresa em relação ao comportamento dos seus empregados, subcontratados e representantes, dentro e fora das suas dependências.

Já entendemos o que é um código de conduta. Mas como elaborar um documento assim? Por onde começar? O que esse documento deve conter? Neste tópico buscaremos responder essas questões.

Características de um código de conduta efetivo

        Um código de conduta efetivo deve estar baseado em três grandes alicerces:

1)   Regulação das condutas de todas as partes interessadas no negócio (sócios, empregados, terceiros, etc.);

2)   Preocupação em cobrir riscos de integridade;

3)   Ser conduzido com emprego de linguagem imperativa, uma vez que é composto por valores e regras inegociáveis.

Com base nesses alicerces, é importante ter em mente a necessidade de observância de algumas características:

·         Linguagem clara e concisa, para que as normas sejam compreendidas por todos os colaboradores;

·         Emprego do verbo no imperativo;

·         Objetividade –  um código muito extenso corre o risco de ser uma peça meramente simbólica, por dificultar o conhecimento e divulgação do seu teor;

·         Menção às políticas da empresa, sem detalhá-las – o código deve oferecer um mapeamento das políticas e procedimentos da empresa, sem repeti-las para que, em caso de necessidade, o colaborador as busque com facilidade;

·         Previsão dos deveres dos colaboradores e das condutas consideradas ofensivas aos interesses da empresa;

·         Enumeração das medidas disciplinares cabíveis em caso de comprovada violação às normas do código.

O documento precisa ser bem estruturado para que seja a base para a aplicação de mecanismos de integridade.

Como escrever um código de conduta?

     Já que é desejável que o documento em questão seja enxuto, primeiro deve haver a preocupação em escrever o que é extremamente importante para a integridade da empresa. O que tem que ser escrito? Entre os tópicos que não podem deixar de ser abordados estão: regras de governança, anticorrupção, antitruste, sobre confidencialidade de informações, conflito de interesses, proteção de dados, além de normas específicas da empresa (missão e valores, mensagem da alta gestão, etc.).   

        Em um segundo momento pode-se inserir previsões sobre temas importantes, mas não cruciais ao funcionamento da atividade empresarial (ex.: regras sobre recebimento de brindes e hospitalidade). E, por fim, é possível inserir normas prospectivas, voltadas a moldar a cultura corporativa (ex.: regras para o comportamento em redes sociais).

Por que ter um código de conduta?

        O código de conduta é uma ferramenta essencial para a efetividade de um programa de integridade. A formalização de valores, objetivos e regras de convivência somente soma a favor da criação de um ambiente de trabalho mais harmonioso. Contribui para a prevenção de problemas que podem impactar no funcionamento da empresa, além de auxiliar na preservação da imagem e reputação da instituição.

É um instrumento de administração de conflitos de interesse que molda a cultura corporativa e resguarda os objetivos da organização, à medida que facilita a coleta de provas quanto a prática de atos lesivos para a empresa. É bom para os colaboradores, que passam a ter clareza quanto ao que podem e o que não podem fazer, quanto a forma de se trabalhar, sentindo-se mais seguros em relação ao que esperar de contrapartida da empresa também.

        É um erro pensar que códigos de conduta sejam exclusividade de grandes empresas. São documentos necessários também para pequenas e médias empresas. Vale lembrar que compliance deve ser feito dentro da necessidade e capacidade da empresa. E o código de ética é um importante elemento de um programa de integridade.

Código de conduta escrito. E agora?

        Não basta ter um código de conduta para que o seu regramento ganhe vida. É necessária ampla divulgação da sua existência e do seu teor. A publicidade desejada deve ser feita de maneira lúdica, aproveitando encontros de rotina, como palestras, boas-vindas e reuniões para disseminar o conteúdo e esclarecer dúvidas. Outra estratégia de divulgação é a introdução de cláusulas sobre o código de conduta e seu regramento nos instrumentos de contrato da empresa celebrados com seus empregados e com terceiros.

        O código deve estar acessível para todos na intranet da empresa e em versões impressas em locais estratégicos. E, para o bom funcionamento do regramento é necessário ter um canal de denúncias que viabilize a comunicação direta acerca de situações que caracterizem desvios.

        Para assegurar a efetividade do código, se atente às pequenas não conformidades, defina e seja fiel aos seus critérios de processamento de relatos, faça com que os canais de comunicação sejam efetivos. Adote termos de não conformidade para relatar e documentar os desvios encontrados e pensar em medidas para saná-los. O termo de não conformidade ajuda a documentar infrações ao código e ajuda a instrumentalizar medidas disciplinares cabíveis.

        O código de conduta deve ser enxergado como elemento vivo do programa de integridade, devendo ser revisado sempre que alterações legais, mudanças em políticas, novos desafios éticos, e outros fatores determinarem a necessidade de modificação.

Gostou de saber mais sobre código de conduta? Continue lendo os nossos posts e se mantenha atualizado sobre assuntos relativos à compliance!

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