Canal de denúncia. Sua empresa tem um?

Canal de denúncia. Sua empresa tem um?    
        Já vimos que um canal de denúncia é essencial ao bom desempenho de um programa de compliance ou programa de integridade. Por ser um meio de recebimento de informações sobre desvios de conduta que ocorram numa organização, é de extrema relevância para estabelecer uma comunicação direta com todos os envolvidos na cadeia produtiva. Essa facilidade de comunicação cria uma sensação de proximidade e estimula o relato de não conformidades, contribuindo para a prevenção da concretização de riscos que podem quebrar o seu negócio.

        Neste post vamos mostrar de que forma o bom funcionamento de um canal de denúncias pode te auxiliar na manutenção da integridade da sua empresa e da competitividade dos seus serviços no mercado. Também daremos dicas de como ampliar a divulgação do seu canal e obter os benefícios dessa ferramenta.

Canal de denúncia: aliado da integridade e competitividade da sua empresa

        O bom funcionamento do canal de denúncia traz indicadores importantes acerca do grau de maturidade do programa de compliance e de como a organização é percebida pelo seu entorno. Serve de termômetro para o grau de eficiência do próprio funcionamento da empresa.

        Um canal de denúncia bem divulgado e estruturado promove a integridade a partir do conhecimento antecipado de desvios de condutas de colaboradores e representantes no sentido de favorecimento e contratações, pagamento de propinas para obter vantagens indevidas e outras formas de atuação contrária aos interesses da empresa. Todos esses desvios podem acarretar em responsabilização da pessoa jurídica em sanções administrativas e civis em decorrência de processos judiciais, além da possibilidade de punição, inclusive na esfera penal, das pessoas físicas da direção da empresa. O desconhecimento de práticas nocivas resulta na incapacidade de detecção de fraudes e corrupção, impactando a rentabilidade e longevidade da empresa.

        Por outro lado, os benefícios do canal de denúncias são numerosos. Veja algumas das principais vantagens de investir nesse mecanismo de comunicação:

•      Atendimento à nova lei anticorrupção e às expectativas de outros órgãos de controle com relação à governança, transparência, publicidade e respeito às leis vigentes;

•      Criação do ambiente de controle que permite monitorar as ocorrências de eventos de desvio de conduta;

•      Detecção tempestiva de esquemas de fraude (51% dos desvios de fraude são detectados através de um Canal de Denúncias – ACFE);

•      Demonstração cabal do dever de diligência;

•      Criar percepção positiva no público interno e demais colaboradores da organização;

•      Construção de um ambiente mais agradável ao bom desempenho do trabalho, por estabelecer meio de comunicação de condutas inapropriadas de assédio moral e sexual;

•      Produção e guarda de evidências documentais para possíveis atenuações da responsabilidade civil, criminal e administrativa;

•      Promoção da cultura ética e de integridade nas relações;

Todos esses benefícios aumentam a competitividade da instituição, por reforçarem a sua autoridade no segmento em que atue e a sua credibilidade, destacando-a em relação às concorrentes.

Importância da comunicação para o sucesso do canal de denúncia

        Para que o canal de denúncia seja uma ferramenta bem-sucedida a sua existência deve ser amplamente divulgada. E essa publicidade passa por estratégias voltadas aos públicos interno e externo da instituição.

Internamente, destaca-se o uso do endomarketing para divulgar o compliance, e o canal de denúncias, com objetivo de introjetar medidas de comunicação na cultura da empresa, bem como de educar os colaboradores acerca do que pode ser comunicado e de como realizar os relatos. O êxito de investigações após o recebimento dos relatos tem como fator determinante a robustez da denúncia, o nível de detalhamento e boa colocação de informações. Sendo assim, é importante explicar sobre a necessidade de descrição detalhada da situação relatada, inclusão de informações sobre os envolvidos (quem são os supostos autores, quem testemunhou os fatos), as circunstâncias em que o evento ocorreu ou ocorrerá (quando: data e horário, sempre que possível), onde aconteceu ou acontecerá. Orientar para sempre que possível incluir detalhes sobre a provável motivação do evento relatado, quais os valores envolvidos (sempre que forem mensuráveis), bem como indicação de provas que possam ser colhidas de imediato.

É preciso, ainda, usar marketing voltado ao público externo para mitigar perdas e trabalhar o resguardo na reputação da empresa, agregando valor à marca. Logo abaixo listamos algumas estratégias de divulgação que podem ser de grande valia.

Estratégias de divulgação

        Entre as estratégias de divulgação do canal de denúncias sugerimos:

•      Aproveitamento de todas as oportunidades de reunião para divulgar a existência do canal;

•      Realização de treinamentos sobre o funcionamento do canal, esclarecendo a confidencialidade das informações colhidas e a garantia do anonimato do denunciante;

•      Inclusão da informação dos meios de comunicação do canal de denúncia nos instrumentos de contrato celebrados com colaboradores, representantes e parceiros comerciais, bem como menção ao canal no código de conduta e nas políticas;

•      Divulgação de relatórios periódicos com levantamento de dados relativos aos relatos feitos através do canal de denúncia (fortifica a confiabilidade do canal e demonstra que ele de fato é um meio de comunicação válido e eficaz com a alta direção);

•      Publicidade quanto ao número de não conformidades sanadas ou mitigadas a partir de informações provenientes do canal de denúncia;

•      Inclusão de informações sobre o canal no site / blog da empresa;

•      Fixação de pôsteres dando publicidade ao canal nas dependências físicas da organização (nos escritórios, lojas, etc.);

•      Havendo newsletter, incluir informações sobre o canal de denúncia.

Como vimos, o canal de denúncias é um elemento fundamental para um programa de compliance. E para ser uma ferramenta eficaz depende de um bom planejamento de comunicação, e da interação constante entre as lideranças da organização e seus colaboradores internos e externos.

Ficou claro o alto valor de ter um canal de denúncias. Mas como definir a modalidade do canal? Como decidir entre um canal de denúncias interno (montado dentro da própria empresa e administrado por seus funcionários) ou externo (contratado, conduzido por uma empresa especializada)? Para saber um pouco mais sobre isso e tomar uma decisão mais adequada à sua necessidade não deixe de ler os nossos outros posts.

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